杂谈 - 给老外发邮件的注意事项

给老外发邮件的注意事项

标题

邮件标题应该简洁明确,省去所有多余信息! 在标题中只要写出邮件的主要目的和自己的名字即可!你要知道,外国人工作沟通主要是通过邮件,可能每天收件箱都会收到几十封邮件,如果没有一个清晰的邮件标题,对方甚至根本不会打开看。

比如你想讨论某个项目时,邮件标题可以用:
XXX Project Discussion – Wendy
向国外教授请教学术问题时,邮件标题可以用:
Question Regarding-Wendy

概括邮件的主要内容。比如:“Make Advising Appointment”,“Questions about Current Assignment”,”Final Essay”等等。

关于标题如何写,如何不被当做垃圾邮件。最简单的写法就是,把你邮件内容的主题贴上去。比如说你问的是某本著作的内容,就把那本书的书名当做标题。问的是文章就贴文章标题。问的什么内容,就把内容的关键字或关键词组当做主题。千万别用”Hello“之类的当标题。

再另外,你用来发邮件的邮箱名字最好正式点。哪怕你用qq邮箱,但前缀也不要是一串数字,或者是类似于lovelybear520@qq.com这种。最好的就是自己的名字的英文。比如fugui.zhang@qq.com,或者也可以把你自己的领域加上。比如你是搞化学的,可以是zhang.chem@qq.com。

推荐使用gmail邮箱,或者outlook、yahoo等,使用国际通用邮箱。

找老外要文章的可以直接主题写asking for …blabla文章

开头

与收信人不认识
Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,

与收信人不熟
Dear Mr./Ms./Mrs./Miss xxx(姓),Dear Prof. xxx(姓),Dear Dr. xxx(姓),

与收件人熟悉
Dear xxx(名),Hi xxx(名),Hi everyone,Hello,

给一群人发邮件
Dear team /Dear all,Hey guys/girls,

台头。如果对方有博士头衔的话,那一律写成Dear Dr. xxx, (注意Dr后面的是点,并且后面要空一格。后面的名字后是逗号。而且,名字就用Last Name, 不要用First Name. 比如对方叫John Smith,台头就是Dear Dr. Smith, )

对于不知道对方名字的情况,英文邮件起始应如何写称呼?
一、若用于较为正式的场合,为2113了表示尊敬,可以使用dear或to开头:5261

1、Dear Sir or Madam,

亲爱的先生或女士,

2、To whom it may concern:

敬启者:

二、若是给一群人发邮件,可以用:

Hi everyone, (适合工作场合)

Hey guys, (适合朋友之间)

提头你可以Dear,也可以Hello,年轻的指40以下多用Hello。这是观察所得,我对认识的教授都这样。不认识年纪大的才Dear,Hello更亲切。

和外国人邮件,不是礼貌是平等。即使他是教授也是如此。

would you mind, would you please,显得诡异而且很奇怪,交流过教授说太客气反而很生疏。绝对这样的写的人可能过于内向不好相处。所以这些不需要。想要啥就I want,有事直接说,这是文化不同点,强势更好,透着自信。可能女生写邮件会柔和点,可以 could you 或者May I,一般都是May I ask。

正文

中文邮件不喜欢太多客套话,但是和美国人发邮件,哪怕是和很熟悉的人,开头上来也首先要感谢。

例如:

◆Thanks for the quick reply.

◆Thanks for getting back to me.

◆Thanks for the update on the situation.

◆Thanks for the updated information.

◆Thanks for gathering the information this week on this issue.

如果邮件回复晚了,则要表示抱歉,将sorry 更换成apologize,可能更佳正式一点。

例如:

◆Sorry for the late reply.

◆Sorry I haven’t got back to you sooner .

◆Sorry for the delay getting back to you.

I am xxxxxx. I found your contact information from xxxxx. (总之,开头直接说正事,不要寒暄。)然后后面就开始问你想问的。

注意都用书面语。比如用receive, 不要用got。不要用缩写。比如,要用does not, 而不用doesn’t。

多用委婉客气的语气。比如**I was wondering if you could provide some more details **(或者其他更适合你的内容)。

如果多于一段,段与段之间空一行。每段开头不要空格。就像我这里这样写的一样。

写邮件时考虑对方收到该邮件时的感受,切忌在邮件中直接使用 “Can you send me XXX? ” 之类充满压迫感的句子。想象自己在百忙中打开邮件看到有人上来就命令你去做一件事是怎样一种感受。因此尽可能表达委婉一些,习惯使用“I was wondering if it possible for you to …”句式, 让对方读起来更舒适些。

结尾

如果结尾想加个感谢什么的,比如你想写个Thank you for your time. 一般用句号,不要用感叹号。其他地方一般情况下也不要用感叹号。

英文邮件常见结尾

1、Best / Best Wishes

使用4102范围比较广泛,是一种礼貌的结束方式。既可以用在朋友也可以用在陌生人之间。

2、Yours / Yours Truly /Truly

是一种半商务半休闲的说法,既可以比较私人化,但却不失为一种礼貌的结尾。

3、Regards/ Best Regards

较为正式的用法,适用于邮回件的接收者是从来没有见过面的人答。

4、Cordially

结尾,最好不要用sincerely,这个给人负担很重。好像是你亲人一般。

当然如果你很想收到回信,给他暗示,结束语直接Looking forward to hearing from you. 这里必须+ing。意思是希望收到你的回信,下一段加你名字。什么regards都可以省略,或者你逗号隔开例如:
best,looking forward to hearing from you,
x.x

感谢别人花时间阅读邮件可以使用:
Thank you for your time.
Thank you for taking time to read this email.

(提前)感谢别人的帮忙可以使用:
Thank you (in advance) for your help.
Thanks in advance for your time.

感谢别人的理解时用:
Thank you for your understanding.

期待别人的回信时可以写:
Looking forward to your reply.
I look forward to hearing from you.

请在方便的时候回复就用:
Please advise me at your convenience.

附件

如果你的邮件带有附件,在邮件中最好也提及到附件的内容,以提醒对方注意到附件。最常用的句式有:

I have attached XXX.
Please find attached XXX.
Please check the attachment.

以及一个非常正式的用法:
I am pleased to attach the report for your review.

在用英语写邮件的时候,不需要华丽的词藻和复杂的句式来突出你的诚意;清晰、有条理的方式才是最佳选择。学会使用著名的KISS法则。Keep It Short and Simple.

参考

  1. https://www.zhihu.com/question/31019313/answer/55261668

  2. https://zhidao.baidu.com/question/58078700.html

  3. https://www.zhihu.com/question/31019313/answer/163918352

  4. https://www.zhihu.com/question/31019313/answer/606495793

  5. https://www.zhihu.com/question/31019313/answer/667150034

    原文作者:born-in-freedom
    原文地址: https://blog.csdn.net/bornfree5511/article/details/106538475
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