如何进行高效会议

对于需要紧密协作的工作,有必要的沟通总是要占据我们相当大一部分时间。比如各种产品、测试、研发沟通会,会议的目的也是为了让所有相关的责任人知道应该知道的所有业务、技术、实现的事情,从宏观到必要的细节。所以如何开好一个会,变得越来越重要。
在准备工作方面:

  1. We need a host for the meeting

首先我认为需要一个host,也就是流程的主持人,他能把握整个会议的进度和流程推进。在有技术人员的会议里面,很有可能把过度的技术实现细节带到一个产品导向的会议里面,这个时候主持人就应该主动截断这种过度探讨技术细节的对话,建议技术人员会后私下沟通,继续后续的议题和流程。不偏题,也不跳过任何一个需要讨论的讨论事项。

  1. Bring several solutions for the issues

一般来说问题不是突然出现的,大部分议题都是实现整理好的议题。在会议之前参会的人应该充分去了解,并且应该花时间去思考,带着解决方案来参加会议,可以避免临时讨论中互相思维的影响,也不会因为临时去思考(没有深思熟虑)而导致想出的方案质量不佳。

  1. Temp questions do not done in rush

关于不要匆忙完成任务(问题),我是深有体会。在时间压力之下做出的解决办法,往往效果不尽如意。所以对于临时提出的困难问题,我的建议是多方都耐心下去思考之后再给出方案。如果问题比较容易得出结论,那不在我说的这种情况之内。

做好准备工作之后,那么就到了会议过程中需要注意的事情了。

会议过程中:

  1. 如果有人在比较high level的会议中一直讨论某些事情的细节并且经过一定讨论没有定论,主持人或者观察者需要及时喊停,把问题记录下来,适当收尾,让会议快速进入下一个议题。
  2. 让争论停留在问题层面。

会议中有争论是非常正常的,不同背景文化的人对于同一个问题会有不同的见解,甚至有时候是相对对立的观点。这个时候我们需要注意对事不对人,如果出现偏向个人的攻击性言论,那么需要及时阻止,并且让争论双方冷静下来,不能让问题的讨论变成人与人之间的互相攻击。

  1. 问题的边界不要太广,导致无效发散。

如果是头脑风暴的议题,可以尽可能地记录下不同的观点,方便后续讨论。但是一定要防止偏离主题太远,这个需要专业人士和相关人员共同来界定问题边界。

如果是需要有一个准确结论的问题,那么不要陷入太过发散的深渊,主持人活着观察者有义务随时把话题拉回正轨,专注于问题本身,找到一个靠谱和实际的解决办法。

最后是会议之后,我认为需要的做的事情:

1.做好会议记录的归档,使用协同工具或者云文档,让会议参与者以及后来者都能随时查阅。

  1. 需要把任务进行分解,分配到具体的责任人,持续关注事情的推进。
  2. 向上进行汇报,获取外部资源和上层的支持,如果有需要调整的即使进行调整,并同步给相关方。
    原文作者:freephp
    原文地址: https://www.cnblogs.com/freephp/p/16948901.html
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